Assistant – Assistante de communication Offre ref P198

assister dans l’organisation de congrès / colloques / séminaires.
  • Administratives et budgétaires :
  • assurer le standard téléphonique de la société et des congrès, répartir et classer les emails des adresses génériques de l’agence ;
  • Assurer le secrétariat des congrès et réaliser les tâches qui sont demandées par les chefs de projet ;
  • gérer la relation avec les participants, les intervenants et les clients, français ou étrangers ;
  • participer aux réunions et rédiger les comptes rendus ;
  • Demander des devis et réaliser des tableaux comparatifs auprès des fournisseurs, suivre les commandes et les règlements ;
  • Consulter les hôteliers et négocier des tarifs,
  • Assister les chefs de projet dans le bilan à l’issue de l’évènement.
  • Logistique :
  • Réaliser les badges, les pochettes accueil et la petite signalétique ;
  • Préparer le dossier nécessaire à l’accueil sur le congrès ;
  • Aider à l’installation et au démontage lors du projet ;
  • Assurer l’accueil sur place.
 
  • Communication (taches ponctuelles) :
  • Traduire des textes entre le français et l’anglais ;
  • Préparer les HTML des procédures accueil ;
  • Mettre à jour le contenu des sites web sur WordPress® ;
  • Préparer les fichiers Excel® en vue de la réalisation des emailings.
Cette liste n’est pas exhaustive.  

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